Persónuverndarstefna

Meðferð persónuupplýsinga

Hjá Würth á Íslandi ehf., kt. 630392-2259, Norðlingabraut 8, 110 Reykjavík (hér eftir „fyrirtækið“eða „okkur“) er lögð rík áhersla á að tryggja áreiðanleika, trúnað og öryggi persónuupplýsinga sem fyrirtækið vinnur.

Þessari persónuverndarstefnu er ætlað að upplýsa þig um vinnslu fyrirtækisins á persónuupplýsingum, þ.m.t. hvaða persónuupplýsingum fyrirtækið safnar og með hvaða hætti það nýtir sér slíkar persónuupplýsingar.

Persónuverndarstefna þessi á einungis við um persónuupplýsingar sem fyrirtækið vinnur sem ábyrgðaraðili í skilningi laga nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga, t.d. í tengslum við notkun notenda á vefsíðum fyrirtækisins, www.wurth.is eða eshop.wurth.is (hér eftir „vefsíður okkar“) og þeim viðskiptum sem fara fram hjá okkur.

Vinsamlegast hafðu samband við okkur ef þú ert í vafa um það hvernig persónuverndarstefnan varðar þig. Samskiptaupplýsingar okkar koma fram hér neðar.

1. Hvaða persónuupplýsingar erum við að vinna og á hvaða grundvelli ?

Vinnsla fyrirtækisins á persónuupplýsingum er mismunandi eftir sambandi einstaklinga/lögaðila við fyrirtækið og notkun þeirra á vefsíðunni. Hér að neðan er fjallað um hvaða persónuupplýsingar við vinnum og af hverju.

1. a) Verslun

Við erum sérfræðingar á sviði festinga og samsetningarefna. Gæðakröfur okkar eru miklar og gilda á meira en 100.000 vörur. Fagnotendur meta skrúfur, bolta, skrúfubúnað, festingar, efnavörur, húsgagna- og byggingarfestingar, verkfæri, geymslukerfi og vinnuverndarvörur okkar. Markmið okkar er einfalt: við viljum auðvelda viðskiptavinum okkar lífið með einstaklingsmiðaðri þjónustu, nytsamlegum kerfislausnum og fjölbreyttu vöruúrvali. Söfnun, vinnsla eða notkun persónuupplýsinga þjónar þessum viðskiptatilgangi eða stuðningsmarkmiðum, eins og þjónustu við viðskiptavini.

Fyrirtækið mun aðeins safna, vinna og nota persónuupplýsingar til að undirbúa og uppfylla samninga, vegna lögmætra hagsmuna, til að uppfylla lögmætar reglur með samþykki viðkomandi einstaklings/lögaðila.

Við gerð viðskiptasamnings við fyrirtækið þurfa viðskiptavinir að skila inn stöðluðu útfylltu blaði svo hægt sé að skrá þá í kerfið okkar. Á þessu staðlaða blaði óskum við eftir eftirfarandi upplýsingum, en þær eru okkur nauðsynlegar svo fyrirtækið geti efnt samning um kaup á vöru og haldið utan um viðskipti:

• Kennitala
• Nafn
• Heimilsfang og póstfang
• Starfsgrein
• Símanúmer
• Netfang
• Hvernig reikningsviðskiptum verður háttað

1. b) Vefsíður fyrirtækisins

Á vefsíðum okkar má finna upplýsingar um helstu vörur og þjónustu okkar. Þar getur þú skráð þig á póstlista til þess að fá upplýsingar um fréttir og tilboð frá okkur. Þegar þú skráir þig á póstlistann okkar óskum við eftir eftirfarandi persónuupplýsingum, á grundvelli lögmætra viðskiptahagsmuna fyrirtækisins:

• Nafn og netfang

Á vefsíðum okkur er jafnframt hægt að senda okkur fyrirspurn. Þegar þú sendir okkur fyrirspurn óskum við eftir eftirfarandi persónuupplýsingum, á grundvelli beiðni þinnar um að gera samning:

• Nafn og netfang

Fyrirtækið kann að nota netfang þitt til að senda þér upplýsingar um fræðslu og viðburði á vegum fyrirtækisins, sem og upplýsingar um nýjar vörur, tilboð og kannanir. Vinnsla þessi byggir á lögmætum viðskiptahagsmunum fyrirtækisins, en viðskiptavinir geta ávallt afþakkað slíka tölvupósta með því að smella á tengil sem birtist neðst í viðkomandi pósti.

Hluti af gögnunum er safnað til að tryggja að vefsíðan gangi snurðulaust fyrir sig. Önnur gögn geta verið notuð til að greina hegðun notenda.

Þegar einstaklingar heimsækja vefsíðuna kann jafnframt að vera unnið með tilgreindar upplýsingar sem safnast með vefkökum (e. cookies), svo sem tæknilegar upplýsingar og upplýsingar um búnað, tæki eða smáforrit sem notuð eru til að tengjast vefsíðunni. Slík vinnsla byggir á lögmætum hagsmunum fyrirtækisins.

Þá eru eftirfarandi upplýsingar nauðsynlegar svo hægt sé að ganga frá kaupum í netverslun:

• Nafn
• Netfang
• Farsímanúmer
• Kennitala greiðanda
• Fyrirtæki, ef við á

Þá eru eftirfarandi upplýsingar nauðsynlegar svo hægt sé að klára kaup í netverslun:

• Greiðsluupplýsingar
• Heimilsfang, ef óskað er eftir heimsendingu á vöru

Í netverslun okkar vistum við jafnframt upplýsingar um kaupsögu þína og bjóðum upp á þann möguleika að safna vörum á óskalista. Þá kann jafnframt að vera að við sendum þér tölvupóst ef þú hefur ekki gengið frá kaupum á vörum í innkaupakörfu. Þessi vinnsla upplýsinga byggir á lögmætum viðskiptahagsmunum Würth á Íslandi.

1. c) Tengiliðir viðskiptavina

Meginstarfsemi fyrirtækisins er að selja vörur til lögaðila. Komir þú fram fyrir hönd slíks viðskiptavinar okkar vinnum við með eftirfarandi upplýsingar um þig, á grundvelli lögmætra viðskiptahagsmuna fyrirtækisins:

• Nafn
• Vinnustaður
• Netfang, ef við á
• Deildarnúmer, ef við á.
• Verknúmer, ef við á.
• Starfsstöð, ef við á.

1. d) Starfsumsóknir

Sækir þú um starf hjá fyrirtækinu vinnum við eftirfarandi persónuupplýsingar um þig:

• Upplýsingar sem fram koma í ferilskrá og/eða kynningarbréfi
• Upplýsingar á umsóknarformi, þ.á.m. um starfsferil og menntun
• Upplýsingar sem koma fram í starfsviðtali, eftir því sem við á

Komist þú áfram ráðningarferlinu óskum við eftir eftirfarandi upplýsingum:

• Sakavottorð
• Upplýsingar frá meðmælendum
• Persónuleikapróf eða annars konar viðkennd hæfnipróf kunna að vera lögð fyrir með samþykki umsækjanda

Við óskum þó aðeins eftir sakavottorði ef til stendur að bjóða þér starf og þá er óskað eftir því áður en ákvörðun er tekin um ráðningu. Eftir að sakavottorð hefur verið skoðað er því eytt. Þessi vinnsla byggir á lögmætum hagsmunum okkar af því að tryggja öryggi og heilleika vinnustaðarins.

Upplýsingum um þig er fyrst og fremst aflað frá þér, en kann einnig að vera aflað frá meðmælendum og eftir atvikum ráðningarskrifstofum og eru þær notaðar til að meta hæfni þína til að sinna viðkomandi starfi. Byggir sú vinnsla okkar á beiðni þinni um gerð ráðningarsamnings.

2. Uppruni upplýsinga og varðveislutími

Að öðru leyti en tekið er sérstaklega fram í stefnu þessari aflar fyrirtækið persónuupplýsingum beint frá þér. Upplýsingar kunna þó jafnframt að koma frá þriðja aðila, t.d. frá Creditinfo.

Að öðru leyti en tekið er sérstaklega fram í stefnu hér að framan varðveitir fyrirtækið persónuupplýsingar eins lengi og þörf krefur miðað við tilgang vinnslunnar, nema annað sé heimilt eða skylt samkvæmt lögum. Persónuupplýsingar eru þó að jafnaði ekki varðveittar lengur en í sjö ár.

3. Miðlun persónuupplýsinga til þriðju aðila

Fyrirtækið kann að miðla persónuupplýsingum til þriðja aðila sem veita fyrirtækinu þjónustu sem tengist vinnslu persónuupplýsinga og er hluti af rekstri fyrirtækisins. Dæmi um slíka aðila eru utanaðkomandi ráðgjafar, s.s. endurskoðendur, innheimtuþjónusta og lögmenn. Miðlun persónuupplýsinga til slíkra aðila er byggð á lögmætum hagsmunum fyrirtækisins af því að úthýsa tilteknum verkefnum til utanaðkomandi aðila.

Þar að auki kann fyrirtækið að miðla persónuupplýsingum til eftirlitsyfirvalda þegar fyrirtækinu er það skylt samkvæmt lögum, stjórnvaldsfyrirmælum eða dómsúrskurði. Dæmi um slíka miðlun er afhending persónuupplýsinga til eftirlitsyfirvalds, s.s. Fjármálaeftirlitsins, Ríkisskattstjóra eða lögreglu á grundvelli dómsúrskurðar eða lögmætrar beiðni.

4. Öryggi persónuupplýsinga

Fyrirtækið leitast við að grípa til viðeigandi tæknilegra og skipulagslegra ráðstafana til að vernda persónuupplýsingar með sérstöku tilliti til eðlis þeirra. Þessum ráðstöfunum er ætlað að vernda persónuupplýsingar gegn því að þær glatist eða breytist fyrir slysni og gegn óleyfilegum aðgangi, afritun, notkun eða miðlun þeirra. Fyrirtækið notast við SSL og/eða TLS dulkóðun af öryggisástæðum og til að vernda trúnaðargögn, eins og pantanir eða fyrirspurnir sem þú sendir til rekstraraðila vefsíðunnar.

5. Réttindi þín

Persónuverndarlög tryggja einstaklingum ákveðin réttindi yfir persónuupplýsingum sínum.  Þannig geta einstaklingar t.d. óskað eftir að aðgangi að persónuupplýsingum sínum eða að þeim verði eytt.

Sérhver skráður einstaklingur á rétt á að vita hvort persónuupplýsingar hans séu nauðsynlegar samkvæmt lögum, samningi eða til að ljúka samningi, hvort hann sé skyldugur til að veita persónuupplýsingar og hvaða afleiðingar það hefur ef hann gerir það ekki.

Tekið skal fram að réttindi þín á grundvelli persónuverndarlaga eru ekki fortakslaus. Þannig kunna lög t.a.m. að skylda fyrirtækið til að hafna ósk um eyðingu eða aðgang að gögnum. Þá getur fyritækið hafnað beiðni þinni vegna réttinda fyrirtækisins, s.s. á grundvelli hugverkaréttar, eða réttinda annarra aðila, s.s. til friðhelgi einkalífs, telji fyrirtækið þau réttindi vega þyngra.

Ef upp koma aðstæður þar sem að við getum ekki orðið við beiðni þinni munum við leitast við að útskýra hvers vegna beiðninni hefur verið hafnað, þó með tilliti til takmarkana á grundvelli lagaskyldu.

Réttur til leiðréttingar

Það skiptir fyrirtækið miklu máli að þær persónuupplýsingar sem það vinnur með séu bæði réttar og viðeigandi. Því er mikilvægt að okkur sé tilkynnt um allar breytingar sem kunna að verða á persónuupplýsingum þínum.

Þú átt rétt á því að fá óáreiðanlegar persónuupplýsingar um þig leiðréttar. Að teknu tilliti til tilgangs vinnslu persónuupplýsinga átt þú jafnframt rétt á að láta fullgera ófullkomnar persónuupplýsingar um þig, þ.m.t. með því að leggja fram frekari upplýsingar.

Réttur til aðgangs

Þú átt rétt á að fá staðfest hvort við vinnum persónuupplýsingar um þig eða ekki, og ef svo er getur þú óskað eftir aðgangi að upplýsingunum og hvernig vinnslunni er hagað. Þá kann einnig að vera að þú hafir rétt á að fá afrit af upplýsingunum.

Réttur til gagnaflutnings

Við ákveðnar aðstæður getur þú farið fram á það við fyrirtækið að við sendum upplýsingar, sem þú hefur sjálf/ur látið okkur í té eða stafa frá þér, beint til þín eða þriðja aðila. Þessi réttur á þó eingöngu við þegar vinnslan á viðkomandi persónuupplýsingum byggir annað hvort á samþykki þínu eða samnings þíns við fyrirtækið.

Réttur til eyðingar

Við ákveðnar aðstæður getur þú óskað eftir því að persónuupplýsingum um þig verði eytt án tafar, t.d. þegar að varðveisla upplýsinganna er ekki lengur nauðsynleg miðað við tilgang vinnslunnar eða vegna þess að þú hefur afturkallað samþykki þitt fyrir vinnslu persónuupplýsinganna og engin önnur heimild liggur til grundvallar henni.

Réttur til að afturkalla samþykki fyrir vinnslu

Sérhver skráður einstaklingur á rétt á að afturkalla samþykki sitt án þess að lögmæti vinnslu sem byggðist á samþykkinu áður en afturköllun átti sér stað hafi áhrif á það. Þú getur afturkallað samþykki þitt hvenær sem er. Óformlegt tölvupóstur til okkar er nóg.

Réttur til takmörkunar á vinnslu

Viljir þú ekki láta eyða upplýsingum þínum, t.d. vegna þess að þú þarft á þeim að halda til að verjast kröfu, en vilt samt sem áður að þær séu ekki unnar frekar af hálfu fyrirtækisins getur þú óskað eftir því að vinnsla þeirra verði takmörkuð.

Réttur til að andmæla vinnslu.

Sé vinnsla á persónuupplýsingum þínum byggð á lögmætum hagsmunum fyrirtækisins átt þú rétt á að mótmæla þeirri vinnslu.

6. Réttur til að leggja fram kvörtun hjá Persónuvernd

Ef þú ert ekki sátt/sáttur við meðferð fyritækisins á persónuupplýsingum þínum getur þú alltaf sent kvörtun á Persónuvernd. Allar upplýsingar má finna á personuvernd.is.

7. Hver ber ábyrgð á gagnasöfnun á vefsíðunum okkar ?

Ábyrgðaraðili er einstaklingur eða lögaðili sem einn eða ásamt öðrum tekur ákvarðanir um tilgang og vinnslu gagna (t.d. nöfn, netföng o.s.frv.).

Ábyrgðaraðili fyrir gagnavinnslu á þessari vefsíðu er:

Würth á Íslandi ehf.

Heimilisfang: Norðlingabraut 8, 110 Reykjavik

Tölvupóstur: wurth@wurth.is

8. Breytingar á stefnu okkar

Fyrirtækið áskilur sér þann rétt að breyta þessari persónuverndarstefnu eftir þörfum. Þ.e. breyta í samræmi við breytingar á persónuverndarlögum eða vegna breytinga á því hvernig fyrirtækið vinnur með persónuupplýsingar. Allar breytingar taka gildi eftir að uppfærð útgáfa hefur verið birt á heimsíðu fyrirtækisins.

Þessi persónuverndarstefna var síðast uppfærð 9. september 2024.